国税関係書類のスキャナ保存について

 

 

 

1.                  スキャナ保存制度の概要

2.                  スキャナ保存の対象となる書面

3.                  スキャナ保存制度の適用

4.                  スキャナ保存制度の保存要件の概要

5.                  スキャナ保存制度の適時入力方式

6.                  スキャナ保存の導入手順

 

 

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1.                  スキャナ保存制度の概要

2005年のe文書法施行に関連して電子帳簿保存法が改正され、取引の相手先から受け取った請求書(又は自己が作成したこれらの写し)等原本が紙(書面)の国税関係書類についても、一定の要件の下でスキャナを使用して作成した電磁的記録により保存(以下「スキャナ保存」といいます。)することができるようになりました。

国税関係書類をスキャナ保存しようとする場合には、紙(書面)をスキャナで読み取った電磁的記録による保存に代える日の3ヶ月前の日(例えば4月1日から適用する場合には前年1231)までに申請書を提出し、税務署長の承認を受ける必要があります。

 

     スキャナ保存の方法

Ø  見積書、納品書、請求書等受領・作成した書面の国税関係書類をスキャニング

Ø  電子署名・タイムスタンプを付すことにより電子データの作成者及び作成日を証明

Ø  訂正・削除履歴を確認(ヴァージョン管理)できるシステムに保存

 

     スキャナ保存に移行するメリット

Ø  運送費や時間的ロス等、書面移送に伴うコストを削減できる

Ø  検索性を向上することができる

Ø  保管スペース等、書面保管に伴うコストを削減できる

Ø  リスク対策、セキュリティを強化することができる

Ø  環境問題への取り組みに貢献

 

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2.                  スキャナ保存の対象となる書面

国税関係帳簿書類のうち、帳簿、決算関係書類、契約書及び領収書については、特に重要な文書であることから、紙を原本とするものは引き続き書面による保存を求められており、これら以外のすべての書類については一定の要件の下、紙の保存に代えてスキャナ保存することができます。

【注】契約書や領収書であっても、記載された金額が3万円未満のものについては、スキャナ保存することが可能です。

国税関係帳簿書類等を保存方法によって分類すると以下のとおりであり、網掛け部分がスキャナ保存に該当します。

 

※なおEDI等の所謂電子取引をした場合には、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、一定の要件を満たして保存する必要があります。電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等承認の適用有無に関わりなく、すべての事業者がその電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存することが義務付けられました。電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を充足しない場合には、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面等を保存することになります。なお電子取引に係る規定により保存が行われている電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルム(COM)は国税関係書類以外の書類と看做されます。

 

種別

主な文書

区分

作成方法等

保存方法

 

帳簿

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳等資産・負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成された帳簿

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合

【原則】書面

※承認申請により電磁的記録の保存可(法第4条第1項)

上記以外

書面

決算関係書類

棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類

自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合

【原則】書面

※承認申請により電磁的記録の保存可(法第4条第2項)

 

その他の証憑類

下記すべての書類

電子取引を行った場合

【原則】電磁的記録

※ただし書面等保存可(法第10条)

 

上記以外

書面

 

取引に関して、相手から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの書類でその写し

下記以外

 

記載された金額が3万円未満

スキャナにより電磁的記録に記録する場合

【原則】書面

※承認申請により電磁的記録の保存可(法第4条第3項)

 

見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書 等、契約書及び領収書以外の書類

 

(法:電子計算機を使用して作成する国税関係書類の保存方法等の特例に関する法律)

電磁的記録により保存等できる帳簿書類についてはCOMで保存等することも可能です。

 

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3.                  スキャナ保存制度の適用

スキャナ保存を選択適用するに当たっては、課税の適正性及び公平性を担保する観点から、税務署長の承認・真実性及び可視性を確保するための要件を満たしていることが必要とされています。

 

     税務署長の承認

国税関係書類の全部又は一部について、スキャナで読み取った電磁的記録による保存を行おうとする保存義務者は、国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書を作成し添付書類を添付の上、承認を受けようとする国税関係書類をスキャナで読み取った電磁的記録による保存に代える日の3ヶ月前の日までに、所轄税務署長等に対して提出する必要があります。

 

【ポイント】3ヶ月前の日までに、所轄税務署長等に対して下記書類を提出※

Ø  国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書

Ø  承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類

Ø  承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)

Ø  申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

 

※その申請又は却下の処分がなかったときには、提出の日から3ヶ月を経過する日において承認があったものと看做されます。なお却下処分の通知は、その理由を記載した書面によって行われます。

 

     真実性を確保するための主な要件

Ø  文書の作成・取得から速やかに又は業務サイクル後速やかに(※)入力

   業務サイクル後速やかに入力を行うには、業務サイクルを定めた事務処理規程及び電子帳簿保存法の承認を受けた帳簿が必要になります。

Ø  電子署名 + タイムスタンプ付与 + ヴァージョン管理(作成責任、作成時期の明確化、改ざん等の事実有無を検証)

Ø  紙に記載されている小さな文字及び色を再現することができる一定水準の解像度及びカラー画像によるスキャニング

 

     可視性を確保するための要件

Ø  カラーディスプレイ、カラープリンタ等の備付け

Ø  検索機能の確保

Ø  国税関係帳簿との相互関連性の確保

Ø  システム関係書類の備付け

 

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4.                  スキャナ保存制度の保存要件の概要

(1) 入力要件

電磁的記録の保存に際しては、次のいずれかの方式により国税関係書類に係る記録事項の入力(スキャナ保存)を行う必要があります。

     早期入力方式

書類の作成又は受領後、速やか(1週間以内)に行う方法

 

     業務サイクル対応方式

当該書類についての業務処理に係る通常の期間(最長1ヶ月)を経過した後、速やか(1週間以内)に行う方法

【注】 この方法による場合、国税関係書類の作成又は受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定め、かつ、その書類に係る電磁的記録の記録事項に関連する国税関係帳簿について、電磁的記録の保存等に係る承認を受ける必要があります。

 

(2) 電子計算機処理システムの要件

上記(1)方式による入力に当たっては、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システムを使用することが必要です。

     解像度・階調

原稿台と一体になったもので次の仕様を充足するスキャナ

(a)解像度 :日本工業規格Z60164.1.1に規定する「一般文書の変換時の解像度」である1㎜当たり8ドット(200dpi)以上で読み取るものであること

(b)階調    :赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調(1677万色)以上で読み取るものであること

 

     電子署名

書類をスキャナで読み取る際に、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行うこと。電子署名は特定認証業務に係る認定事業者等(認定認証事業者等)によって確認される、次に掲げる要件を満たすものに限られます。

(a)有効期間   :電子署名を行った日がその電子署名に係る電子証明書の有効期間等内であること

【注】電子証明書とは、利用者が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項が当該利用者に係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいいます。

(b)真正証明   :電子署名が、電子証明書の有効期間内において、利用者から電子証明書の失効の請求があったものであること、電子証明書に記録された事項に事実と異なるものが発見されたものであることその他これらに類する事由に該当しないこと

(c)長期保存   :上記(a)及び(b)について、国税関係書類の保存期間(国税に関する法律の規定により国税関係書類の保存をしなければならないこととされている期間をいいます。)を通じ、認定認証事業者等に対して確認する方法その他の方法により確認することができること

(d)一括検証   :課税期間(国税通則法第2条第9号に規定する課税期間をいいます。具体的には、所得税であれば暦年、法人税であれば事業年度、連結事業年度、計算期間等をいいます。)中の任意の期間を指定し、その期間内に行った電子署名について、一括して検証することができること

 

     タイムスタンプ

電子署名が行われているその書類に係る電磁的記録の記録事項に財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと。タイムスタンプは、財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るもので、次に掲げる要件を満たすものに限られます。

(a)長期保存   : その記録事項が変更されていないことについて、国税関係書類の保存期間を通じ、その業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること

(b)一括検証   :課税期間中の任意の期間を指定し、その期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること

 

     読み取った際の解像度等の情報の保存

書類をスキャナで読み取った際の解像度、階調及び書面の大きさに関する情報を保存すること

 

     ヴァージョン管理

書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

 

(3) スキャニングした書類と帳簿との関連性の確保

書類に係る電磁的記録の記録事項とその国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項(電磁的記録等を含む)との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと

 

(4) 可視性の確保

書類に係る電磁的記録の保存をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、14インチ(映像面の最大径が35cm)以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと

     整然とした形式であること

     国税関係書類と同程度に明瞭であること

     拡大又は縮小して出力することが可能であること

     国税庁長官が定めるところにより日本工業規格Z8305に規定する4ポイントの大きさの文字を認識することができること

国税庁長官が定めるところとして、次の事項が定められています。

【平成17年国税庁告示第3号】

日本工業規格X6933に準拠したテストチャートを保存義務者が使用する電子計算機処理システムで入力し、そのテストチャートに係る電磁的記録を出力した画面及び書面において、日本工業規格X6933における4の相対サイズの文字及びISO図形言語を認識することができること

 

(5) システム概要書等の備付け

電子計算機処理システムの概要を記載した書類、そのシステムの開発に際して作成した書類、操作説明書、電子計算機処理及び保存に関する事務手続を明らかにした書類を備え付けること

 

(6) 検索機能の確保

次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

     取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目(記録項目)を検索の条件として設定することができること

     日付け又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

     2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

 

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5.                  スキャナ保存制度の適時入力方式

国税関係書類のうち国税庁長官が定める書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する場合には、入力要件及びタイムスタンプ要件(上記4.(1)4.(2)③)以外の要件を満たし、電磁的記録の保存に併せて、その電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類(その事務の責任者が定められているものに限ります。)の備付けを行うことにより、適時にスキャナ保存をすることが可能となっています。

国税庁長官が定める書類は【平成17年国税庁告示第4号】に規定されており、資金や物の流れに直結・連動しない書類で、定型的な約款があらかじめ定められている場合における当該契約の申込書等です。

 

スキャナ保存対象書面の入力方式による分類

スキャナ保存対象書面

入力方式

承認手続き

保存要件等

帳簿、決算関係書類、契約書・領収書の一部を除く国税関係書類

 

²  相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書 等、契約書及び領収書以外の書類

²  自己の作成したこれらの書類の写し

業務サイクル対応方式(規則第3条第5項第1号ロ)

スキャナ保存及び国税関係帳簿の電磁的記録保存

【共通要件との相違】

Ø  国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程の整備

早期入力方式(規則第3条第5項第1号イ)

スキャナ保存

【共通要件】

Ø  電子計算機処理システム

Ø  スキャニングした書類と帳簿との関連性の確保

Ø  可視性の確保

Ø  システム概要書等の備付け

Ø  検索機能の確保

上記のうち資金や物の流れに直結・連動しない書類

 

²  見積書、定型的約款のある契約申込書  等

適時入力方式(規則第3条第6項)

【共通要件との相違】

Ø  タイムスタンプ不要

Ø  電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限る。)の備付け

【注】規則:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

 

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6.                  スキャナ保存の導入手順

スキャナ保存への移行から得られるメリットは、他の国税関係帳簿書類やそれ以外の業務文書を電磁的記録により保存することから得られるメリットと同様であり、電子化に当たっては文書を情報として捉えマネジメントに組み込んだ形での全社的な視点からの総合的な取り組みが不可欠となります。企業活動において取引や業務プロセスに係る文書(情報)について作成・取得から保管、利用・活用、保存、廃棄に至るライフサイクル全体を通して、有効かつ効率的な運用を競争力強化に繋げていくための方法として書面での処理や電子的処理を適時検討していくことが重要です。

 

(1) 対象文書の整理

スキャナ保存対象となる書面の書類名、管轄部署、保管場所等を特定します。

文書によっては電子計算機を使用して作成する方法や電子取引に移行した方が効果的なケースもあります。ただし電子的処理への移行に当たっては取引先を含んだ業務フローの見直しや設備投資を伴うこともあり、それぞれの影響範囲を調査して、書類ごとに適切な方法や導入時期を検討していく必要があります。

この結果、当分の間、書面での運用を前提とする文書のうち電磁的記録の保存が可能で効率的な処理となる書類について、スキャナ保存への対応を進めていくことになります。

 

(2) 電子化プロセスの検討

スキャナ保存対象書面の特性に応じて各業務サイクルのどの段階から電子化するのが適切なのか検討するのと同時に、書類ごとに入力方式を決定します。

スピードアップや業務効率化、コスト削減、エコロジー対策といった観点から現状の書面運用を前提とした業務プロセスの見直しを行い、電子化文書の処理に適したワークフローを再構築します。スキャナによる電磁的記録を自社で行うのか委託するのか、電子化文書への変換と索引入力、登録、保存手続き等の他、スキャナ保存した書類に係る書面の廃棄ルールについても規定することが必要です。

 

(3) スキャナ保存制度適用要件の具備

選択した入力方式に従い、入出力装置、保存等機器の構成を検討し、運用管理体制を整備します。

     電子計算機処理システムの構築

Ø  保存、可視性の確保要件を充足する電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ

Ø  機密性を確保した保存場所、ネットワーク及びアクセス管理

Ø  電子署名を付与するためのソフトウェア

Ø  解像度・階調に係る読み取り要件等を充足するスキャナ

Ø  長期保存に適した統一的なデータフォーマット(ファイル形式、圧縮)

Ø  版管理とデータ保存、訂正及び削除等に関するログ

Ø  電子化文書と帳簿との関連性を確保する方法

Ø  データ検索(OCRあるいは管理台帳による情報付与)、検索項目設定機能

Ø  安全性を確保したデータバックアップ

Ø  整備したワークフローを運用するために別途必要なシステム

Ø  上記に関するシステム概要書

     電子証明書の取得

Ø  認定認証事業者等の発行する電子証明書

Ø  ICカードリーダライタ

     タイムスタンプの取得

Ø  時刻認証業務認定事業者の付与するタイムスタンプ

Ø  適時入力方式による場合、不要

     税務署への提出書類の準備

Ø  申請書及び添付書類の作成

Ø  業務サイクル対応方式による場合、事務処理規程の整備と帳簿に関する電磁的記録保存承認は必須

Ø  適時入力方式による場合、事務手続を明確にした書類の整備

 

(4) マニュアルの整備と周知

必要に応じて、文書情報管理システムとして運営体制及びマニュアルを整備し、安全管理措置として教育研修を実施します。

 

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